好印象の問い合わせトーク＆メール
電話やメールで聞ける内容・聞けない内容がある
知っておきたいのは、電話問い合わせは概して歓迎されないということ。
特に中小規模の企業では、対応が負担になる例が多いからです。質問項目は絞って簡潔に尋ねることが大切。当然ですが、求人広告をよく読めばわかることを尋ねて「注意力散漫な人」と思われないように気をつけてください。
応募前に確認できる内容
・募集職種や仕事内容についての不明点などの確認
・それに関連した事業内容の不明点などの確認
・応募資格や入社可能日とからめ、選考対象となるかの確認
・面接日時についての調整を図ってもらえるかの確認
・勤務地について希望が考慮されるかどうかの確認
具体的な給与のことや残業のこと、細かい待遇のことは尋ねても回答がもらえないのが普通。
マイナス印象になるだけなので避けたほうがよいでしょう。
問い合わせ電話が第１次選考になることもある
また、問い合わせは応募先企業へのファーストコンタクト。顔が見えない分、マナーに気を配ることが基本です。
特に応募者が多い人気の企業・職種の場合は、最初の電話で大雑把な振るい落としをする例もあります。
悪い印象を与えれば、その場で応募を断られることも……。つまり電話が実質的な第１次選考になるというわけです。
電話での問い合わせのポイント
・騒音がない場所でかける。携帯電話なら電波状況もチェック！
・手元に求人広告、筆記用具、カレンダー、履歴書などを準備
・業界ごとの繁忙な時間帯に注意し、その時刻は避ける
・名前や簡単な自己紹介をしたうえで質問を投げかける
・質問は絞り込み要領よく。言葉づかいにも注意する
特に、事前準備を怠る人が多いのでご用心。質問の前に簡単な経歴や志望動機などを尋ねられるケースも多いため、下書きでよいから履歴書を用意しておくことをおすすめします。
メールの場合も電話と同様の視点で考える
メールによる問い合わせも考え方は電話での応募連絡と同じです。
大量のメールを送受信する応募先の採用担当者の立場になること。「拝啓」「時候のあいさつ」は省略し、「前略」でＯＫ。簡潔に読みやすく、自分の基本情報を提供したうえで尋ねるのが基本です。
メール作成のポイント
・「貴社求人への問い合わせ」など一目瞭然の「件名」をつける
・長文は避け、箇条書きなど読みやすさに配慮する
・緊急時以外の携帯電話メールは避けて、パソコンメールを使用
・個人アドレスがない場合はwebの無料メールなどを利用
・トラブル防止の観点から添付ファイルは避けるのが原則
・まずひと目で内容がわかる「件名」をつける
・箇条書きにしたり、見出しを立てて読みやすく工夫する
・文章の１行は最大25文字程度にして改行する
特に個人のメールアドレスを用意することは重要。在職中の企業のドメインネームが入ったアドレスを使うことは致命傷にもつながるので、気をつけたいところです。また、当然ですが、友人同士のメールのような絵文字などを使うのは非常識です。
