みんな納得＆安心の退職の伝え方
職場の事情に配慮して早めに告げる
円満退職のためには、まず意思表示をする時期が大切です。法的には「退職希望日の２週間前」となっていますが、あらかじめ就業規則や職場の慣例で「○カ月前に申し出る」との決まりがあれば、それに従うことになっています。
一般的には、次のような項目に配慮して１～３ヵ月前に告げるというケースがほとんどです。
・退職時期が繁忙期に当たらないように調整する
・引継ぎや残務処理に必要な期間を見込む
・有給休暇を消化したければ、その分だけ早めに告げる
けれど、職場によっては、さらに十分な余裕を見る必要も生じます。たとえば、後任者を探しにくい職種やポジション、また社員が急に辞めることで支障が出る小規模事業所の場合など…。
これらを無視して「今月いっぱいで」などと言うのは、慰留やトラブルのもと。職場の状況を配慮して伝えるタイミングを決めてください。
誰よりも先に直属の上司に口頭で伝える
また伝え方も重要です。いきなり「辞めます」などと退職願を差し出す方法や、人事部署や役員に直に話をもち込むのはルール違反。退職意思の表明は、職場の誰よりも先に直属の上司に「相談」するカタチで伝えるのが基本中の基本です。
自分の将来目標や志望などから穏やかに切り出し、すでに転職を決心したことを明確に伝え、自分の希望する退職時期をもとに具体的な退職日調整をお願いする……これが話し方のコツです。退職理由は、あくまで「自分の将来目標」とからめて話すことが重要。ここで職場への不満を口にすると、さまざまなリスクを招いてしまいます。
退職のことを軽々しく周囲に言うのは非常識
退職話は職場内の第三者に聞かれない場所で行うのも常識。上司の手が空いているときに、「一身上のことでお話しが……」と声をかければ、必要に応じて場所を移してくれるはずです。もともと社員の採用・退職などの人事は、経営上の重大事。たとえ自分のことでも、不用意に周囲に知らせてはいけない事柄であることを認識しておきましょう。
気をつけたいのは「上司も了解して、もう退職が決まったから」と、職場の同僚などに話してしまう例。これもルール違反です。従業員の退職の発表は、職場の士気や取引先との関係にも影響することなので、諸般の事情を考慮して会社が行います。軽々しく考えてはいけません。
自己都合の退職では必ず「退職願」を提出
上司と話し合って具体的な退職日が決まったら、退職日を記した「退職願」を提出します。これは自己都合退職の基本。小規模な職場などで「わかってるからいらない」などと言われても、カン違いや慰留の防止のため、必ず提出しましょう。
応募先選びの基本項目と設定のポイント
職場に指定の用紙があれば、それを使用します。それ以外では、次のようなスタイルが一般的な「退職願」です。
※1 白無地の便せんなどに黒の万年筆かボールペンで手書き。罫線入りでもOKですが、模様入りや企業の便せんは避けます。
※2 タイトルは一般企業なら「退職願」、公職員なら「辞職願」とし、1行目に書きます。
※3 書き出しはタイトルから1行空けた行末に「私事」または「私儀」「私は」などと書きます。行末に書くのは謙譲の表現です。
※4 「退職願」の退職理由は、任意の自己都合退職であることを示すのが目的なので、詳細は不要。「一身上の都合」と書きます。
※5 必ず、退職期日を入れます。この期日は、上司と相談して了承を得たうえで決めてください。元号、西暦どちらでも可。
※6 届出の日付は、直属の上司への提出日を記入。退職希望日から２週間以上前に提出するようにしてください。
※7 正式な所属部署名と氏名を書き、その下に押印します。
※8 宛名は代表者です。正式な肩書きと氏名を書きます。敬称は「様」ではなく「殿」が正解。自分の氏名よりも上に記入します。
※9 封筒も白無地のものを使い、タイトルを記入。裏書きは、正式所属部署名と氏名。のり付けはしません。
20代はここがポイント
「お世話になった得意先だから」など、勝手に判断して退職のあいさつをしてはいけません。自分のことでも、不用意に会社の人事の動勢を取引先に知らせるのはビジネスルールに反します。
担当者交替の通知はもちろん、退職あいさつも必ず上司の指示や許可を得て行ってください。
30代はここがポイント
ベテラン社員に多いのが、上司と一緒の外出時や酒席などで退職の話を持ちかける例です。そのほうが話しやすいと考える気持ちはわかりますが、「正式な申し入れ」であると判断されず、トラブルを招く恐れがあります。
退職意思の表明は社内で、という基本ルールを守ってください。
40代はここがポイント
退職を申し出た時期に、たまたま勤務先が「早期定年退職者募集」などの退職勧奨を行っている場合は、ケースによって本人の希望退職でも会社都合の退職として扱われる例も見受けられます。
当然ですが、会社都合退職の場合は「退職願」は提出しませんので、会社の指示に従ってください。
